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Las soluciones que ofrece un software de CRM son herramientas poderosas para ayudarte a hacer crecer tu negocio. La elección correcta puede disparar tu éxito y ubicarte a kilómetros de distancia de la competencia.

Todo agente inmobiliario está de acuerdo en que la industria se ha vuelto hipercompetitiva y, a medida que la competencia continúe creciendo, los corredores y agentes progresistas recurrirán a la tecnología para obtener una ventaja en su mercado. En numerosas ocasiones hemos dicho que la era digital llegó para quedarse y, sobre todo, para ofrecer herramientas que ayuden a los asesores inmobiliarios. No es un reemplazo para estos profesionales, sino un aliado que optimiza su labor y que puede ofrecer un valor agregado a sus clientes actuales y futuros. Quien no pueda ver este escenario, corre el peligro de quedarse en el camino.

Los CRM específicos de bienes raíces son un gran ejemplo de esa tecnología. Hoy en día son imprescindibles para los asesores inmobiliarios que quieren destacar en un negocio tan dinámico como el de los bienes raíces. Es vital que los agentes se concentren en generar propuestas de calidad que tengan un enfoque centrado en el cliente, que lo hagan partícipe del proceso mismo y un CRM eficiente le podrá ayudar a llevar a cabo esta tarea. Repasemos todo lo que necesitas saber acerca de este tema.

 

¿Qué es un CRM inmobiliario?

Customer Relationship Management (o CRM por sus siglas en inglés) es un término que se refiere a las prácticas, estrategias y tecnologías que las empresas utilizan para administrar, analizar las interacciones y los datos de sus clientes a lo largo del ciclo de vida de los mismos con el objetivo de mejorar esa relación. En español se hace referencia al CRM como un sistema de Administración de Relación con el Cliente o un Sistema de Gestión de Relaciones con los Clientes.

Los sistemas de CRM recopilan los datos de los clientes a través de diferentes canales o puntos de contacto entre el cliente y la empresa, estos pueden incluir el sitio web de la empresa, el teléfono, el chat en vivo, el correo directo, las estrategias de marketing y las redes sociales. Un CRM también brinda detalles sobre la información personal de los clientes, su historial de compras, sus preferencias y sus inquietudes.

En el nivel más básico, un software CRM consolida la información y los documentos del cliente en una única base de datos CRM para que los usuarios de negocios puedan acceder a ella y administrarla más fácilmente.

Al paso del tiempo, se han agregado muchas funciones adicionales a los sistemas de CRM para que sean más útiles. Algunas de las funcionalidades incluyen registrar varias interacciones de los clientes a través de correo electrónico, teléfono, redes sociales u otros canales dependiendo de las capacidades del sistema, automatizando varios procesos del flujo de trabajo, como tareas, calendarios y alertas dando a los gerentes la capacidad de seguir el rendimiento y la productividad en función de la información registrada en el sistema.

En resumen, un CRM inmobiliario es un software usado por inmobiliarias y asesores independientes con el fin de tener un sistema organizado que le permita llevar un registro de todos sus contactos y darles el seguimiento puntual para seguir vigentes en la mente de sus prospectos en todo momento, desde su conversión en clientes hasta conseguir que refieran nuevos prospectos.

 Que tipo de CRM existen para los asesores inmobiliarios

¿Cómo funciona un CRM inmobiliario?

En esencia, las herramientas de un CRM pueden ayudar a los profesionales de bienes raíces a atraer, retener clientes y a generar más ventas. Veamos algunas de sus funciones principales:

 

Generación y manejo de leads

Una encuesta realizada en Estados Unidos reveló que los servicios de integración de leads y generación de leads se encontraban entre las características más deseadas en una herramienta de CRM en aquel país donde, por cierto, la mayoría de los asesores inmobiliarios aprovechan su efectividad y reconocen lo redituable de su uso.

La venta exitosa de bienes raíces se basa en un flujo constante de clientes potenciales de múltiples sistemas de generación de clientes potenciales, que incluyen llamadas telefónicas, marketing tradicional, referencias, redes, publicidad en línea, búsquedas orgánicas, redes sociales, marketing en video, marketing por correo electrónico, marketing móvil, etéctera. Una de las grandes ventajas de una herramienta de CRM es que permite recopilar datos de todas estas fuentes en una sola interfaz para facilitar su visualización.

 

Reactivación de clientes anteriores

Ahora bien, el software de gestión de relaciones con los clientes también es excelente para mantenerse en contacto con clientes anteriores. Aunque la compra de una casa no es una operación que una persona promedio realice muchas veces en su vida, es importante conservar una buena relación con tus clientes pasados. Para un agente proactivo, eso representa la oportunidad de cultivar referencias y repetir negocios al mantenerse en contacto con los clientes.

Una herramienta de CRM facilita la implementación de esa estrategia. Por ejemplo, se puede registrar información sobre el cumpleaños, aniversario o fecha de compra de su casa en tu base de datos y usarla para enviar tarjetas de felicitación periódicas u otras comunicaciones estratégicas, como un calendario anual con su información de contacto. También puedes usar tu base de datos de CRM para solicitar referencias de compradores satisfechos.

 

Optimizar las ventas

Un CRM da a los profesionales de bienes raíces la oportunidad de optimizar el proceso de ventas y maximizar las probabilidades de obtener más de ellas. La forma en que lo hace es permitiéndote registrar datos sobre los clientes para personalizar el proceso de venta. Puedes registrar exactamente las preferencias de un comprador y hacer coincidir esto con las propiedades que cumplen sus criterios. También puedes rastrear sus interacciones con ellos a fin de determinar dónde se encuentran en el proceso de venta y cuál debe ser el siguiente paso hacia la compra.

Usar las herramientas de análisis de un CRM es útil para identificar y examinar los a los clientes potenciales y priorizarlos. Una empresa inmobiliaria puede verificar la disponibilidad de sus mejores agentes y, en ese caso, unir sus mejores vendedores a los mejores compradores.

Cualquier cosa que deba hacer un agente inmobiliario independiente o una empresa del ramo, puede hacerlo mejor con las herramientas de administración de relaciones con clientes. Veamos otras más:

 

Automatización del flujo de trabajo

Los sistemas de CRM ayudan a las empresas a optimizar los procesos mediante la racionalización de las cargas de trabajo mundanas, permitiendo a los empleados centrarse en tareas creativas y de más alto nivel.

 

Automatización del centro de contacto

Diseñada para reducir los aspectos tediosos del trabajo de un agente de contact center, la automatización del mismo puede incluir audio pregrabado que ayuda a la resolución de problemas. Así el agente puede manejar las solicitudes de los clientes con el fin de reducir el tiempo de las llamadas y simplificar los procesos de respuesta.

 

Manejo de liderazgo

Los clientes potenciales de ventas pueden rastrearse a través de un CRM, lo que permite a los equipos de ventas ingresar, rastrear y analizar datos para clientes potenciales en un solo lugar.

 

Analítica

Los análisis en CRM ayudan a crear mejores índices de satisfacción del cliente al analizar los datos de los usuarios, con ello puedes saber qué está sucediendo en tu negocio, cómo marchan las cosas y qué aspectos se deben cambiar para mejorar tus procesos aumentando tus probabilidades de tener más éxito.

 

Automatización de marketing

Las herramientas de CRM con capacidades de automatización de marketing pueden automatizar tareas repetitivas para mejorar los esfuerzos de marketing en diferentes momentos del ciclo de vida. Por ejemplo, a medida que las perspectivas de ventas entren en el sistema, podría enviar automáticamente material de marketing a los prospectos, generalmente por correo electrónico o redes sociales, con el objetivo de convertir un cliente potencial de ventas en un cliente 100%.

 

Automatización de fuerza de ventas

Las herramientas de automatización de la fuerza de ventas rastrean las interacciones del cliente y automatizan ciertas funciones comerciales del ciclo de ventas que son necesarias para seguir clientes potenciales, atraer y obtener nuevos clientes.

 

AI en CRM

Las tecnologías más avanzadas de inteligencia artificial se han incorporado a las plataformas de CRM para automatizar las tareas repetitivas, identificar los patrones de compra de los clientes para predecir los comportamientos futuros de los clientes y más.

Saber elegir bien su CRM inmobiliario

¿Qué tipos de CRM inmobiliarios existen?

El software de CRM está disponible en muchas formas, pero el objetivo es casi universal: aumentar las ventas, aumentar la productividad e identificar prospectos más calificados para las actividades de marketing. Repasemos algunos de los más utilizados.

 

CRM open source

Las pequeñas y medianas empresas a menudo satisfacen sus necesidades con software de CRM gratuito o de código abierto. El CRM gratuito viene en dos categorías: gratuito pero limitado (también conocido como freemium) y de código abierto (open source).

Las versiones freemium establecen límites en la cantidad de usuarios, contactos, almacenamiento y funciones adicionales (o alguna combinación de los mismos factores). Por su parte, los sistemas de código abierto proporcionan un CRM ilimitado y completamente funcional para los usuarios.

Lo único que tienes que tomar en consideración es que tú o tu empresa necesitarán una persona o un equipo que pueda instalar y configurar el CRM. Los sistemas de código abierto son extremadamente personalizables y la mayoría de las compañías de código abierto CRM ofrecen una versión preconfigurada, o bien, la instalación y el soporte por cierta tarifa.

El software de CRM de código abierto es ideal para las empresas con tendencia técnica que desean ajustar el código de su software y están menos preocupadas por el soporte técnico y las actualizaciones manuales.

 

CRM basado en la nube o como SaaS (software as a service)

Software as a Service (SaaS) es un modelo de distribución de software en el que un proveedor externo hospeda aplicaciones y las pone a disposición de los clientes a través de internet, en lugar de que el usuario final deba descargar el software para usarlo.

La conveniencia, seguridad y automatización de la computación en la nube está cambiando el mundo de SaaS. De hecho, los proveedores de software se están beneficiando de los datos respaldados, los costos de infraestructura reducidos, la movilidad mejorada y los procesos de trabajo simples, y esas son justamente las comodidades que ofrecen a sus clientes. Dentro de las ventajas de usar un CRM basado en la nube se encuentran:

  • Seguridad y protección de datos. Con este tipo de CRM, las actualizaciones ya no implican el riesgo de destruir información valiosa a la que se deba acceder más adelante. Como parte de un marco de computación en la nube, se mantiene esa data mientras sigues avanzando en tu negocio de bienes raíces.
  • Actualizaciones automáticas. Gracias al almacenamiento "remoto" de datos, una agencia de bienes raíces en crecimiento o los asesores inmobiliarios ya no requieren actualizaciones de servidor o software, de modo que su negocio puede crecer y su sistema se mantendrán al día. La computación en la nube permite actualizaciones e integraciones automáticas de productos a intervalos regulares que nunca interrumpirán tu trabajo o el acceso a información crítica del cliente.
  • Fácil acceso: la información de tu equipo y negocio será accesible desde cualquier lugar donde tengas conexión a internet, lo que crea procesos más eficientes para todos.

Teniendo en cuenta las contribuciones vitales que el software de CRM puede hacer para el éxito de tu empresa, es cada vez más importante encontrar un proveedor que te ofrezca las funciones, integraciones de terceros y técnicas de personalización que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa.

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¿Cómo elegir un CRM para ti o tu empresa inmobiliaria?

Las empresas que integran correctamente las soluciones de CRM en sus operaciones obtendrán información valiosa mediante la captura y correlación de información sobre el comportamiento del cliente en una única interfaz. En el panorama competitivo actual, encontrar el proveedor de CRM adecuado puede marcar la diferencia entre el crecimiento y el estancamiento.

Para elegir el mejor CRM para ti, puedes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Qué tipo de solución de CRM estás buscando cuando se trata de tu negocio? (toma en cuenta tus necesidades actuales y a mediano o largo plazo)
  • ¿Cuál es el principal problema o desafío que quieres abordar?
  • ¿Qué es lo que quieres del software CRM? (analiza si quieres abordar un solo problema o poner todo bajo el mismo techo)
  • ¿Qué tipo de informes quieres de tu software CRM?, ¿quieres que maneje los tres informes más importantes (clientes potenciales, listados y apalancamiento)?
  • ¿Deseas que tu CRM inmobiliario incorpore automáticamente tu campaña de goteo?
  • ¿Tu CRM debe crecer contigo a medida que crezca tu negocio?
  • ¿Cuán automatizado y detallado esperas que sea el seguimiento y los resultados que recibas?
  • ¿Qué tipo de integraciones de terceros tiene el software de CRM inmobiliario que estás considerando?

Como agente o como empresa puedes verte abrumado por las opciones disponibles en el mercado, pues hay muchas consideraciones que deberían guiar el proceso de selección de software de CRM. En México existen CRM destacados, como CRM Inmobiliario, Nocnok e Easy Broker. A continuación, exponemos algunas de sus características más sobresalientes:

 

CRM Inmobiliario

Es un software bastante reconocido en el mercado inmobiliario mexicano y de otros países como Costa Rica, Colombia, Panamá, Nicaragua y España. Entre otras cosas permite:

  • tener toda la información de propietarios, inquilinos, compradores e interesados en inmuebles
  • gestionar tu bolsa inmobiliaria agregando imágenes, videos, mapas y publicarlos en los portales más efectivos, así como en tu propia página web con una misma captura
  • hacer consultas al inventario considerando los requerimientos de tus clientes
  • enviar e imprimir fichas técnicas con una imagen profesional
  • registrar los compromisos que tienes con tus prospectos y clientes en los módulos ‘Agenda’ y ‘Mensajes’
  • definir los niveles de acceso a la información y funcionalidad de acuerdo al perfil del agente o de la empresa de bienes raíces
  • llevar un registro de todas las llamadas recibidas y del seguimiento que se les dio
  • obtener más inmuebles en exclusiva
  • acceder a los inmuebles de la Bolsa Inmobiliaria Compartida para ampliar tu inventario y la posibilidad de hacer negocios compartidos con otras inmobiliarias y agentes que usen CRM Inmobiliario
  • contar con una página web orientada al posicionamiento en buscadores, como Google o Yahoo, y compatible con este software de CRM. 

Nocnok

Esta empresa nació en 2010 con el objetivo de aprovechar la tecnología para simplificar el proceso de compra, venta y renta de un inmueble. Ofrece funciones básicas como las antes mencionadas, además de otras cosas como:

  • Establecer tu propia red de colaboración con más de 35 mil profesionales y propietarios
  • Enviar a tus clientes presentaciones personalizadas en segundos
  • Comprar paquetes y publicar directamente en los portales inmobiliarios más destacados en México: Vivanuncios, Inmuebles 24, Lamudi, etcétera.
  • Monitorear el aprovechamiento de tus paquetes y la efectividad de tus publicaciones. 

Easybroker

Por su parte, Easybroker brinda una plataforma intuitiva con las siguientes opciones:

  • Enviar a tus clientes la ficha técnica de tus inmuebles (o las de tus colegas) desde tu celular vía WhatsApp, por correo electrónico o redes sociales
  • Personalizar las fichas de tus colegas
  • Conocer el precio de propiedades vendidas o rentadas para tener un inventario a precio competitivo y vender más rápido
  • Aprovechar el servicio de bolsa inmobiliaria para realizar colaboraciones con otros agentes nacionales e internacionales.

Cabe destacar que, a partir de este año, ellos trabajan con la Asociación Mexicana de Profesionales Inmobiliarios (AMPI), por lo que cuentan con la bolsa inmobiliaria de esta importante agrupación del sector.

CRM inmobiliario en la nube

¿Qué ofrece el CRM de Neximo a los asesores inmobiliarios?

Nuestra sugerencia es que al elegir un CRM procures seleccionar alguno que se pueda integrar a tu sistema de modo que permita conectar la información del cliente y del propietario del inmueble.

El CRM de Neximo está integrado a la plataforma de nuestro sitio y permite al asesor tener acceso ilimitado, así como vincular las tres grandes variables de todo negocio inmobiliario:

  • El cliente prospecto 
  • El cliente propietario 
  • La propiedad

A menudo, los agentes utilizan sistemas que no están conectados de forma estratégica, por ejemplo, su CRM no tiene la información completa y optimizada de la propiedad, carece de los datos que le indiquen cuál fue su desempeño en los portales web (su número de visitas o contactos), o bien, el CRM no vincula la propiedad con el cliente.

También suele suceder que el Sistema de Gestión de Relaciones con los Clientes no ofrezca recordatorios para el asesor cuando el inquilino está cerca de la fecha de desocupar una casa o un departamento rentado. Y, como hemos visto anteriormente, esa información es clave al momento de agilizar y personalizar la atención al cliente.

Asimismo, el CRM de Neximo destaca por la integración de una agenda para el asesor y por brindar herramientas de comunicación entre él y los propietarios. Por ejemplo, el módulo “Lazos” permite la creación de contratos de intermediación y su firma en línea. De igual forma, da la oportunidad a los usuarios de crear un checklist de tareas a realizar por las diferentes partes de la operación inmobiliaria y permite al asesor almacenar de manera sencilla toda la documentación de la propiedad en el sistema. Todo lo anterior resulta en un seguimiento más eficiente de la propiedad, del inquilino y del propietario. 

Un buen CRM puede aumentar tu productividad al ayudarte a analizar tus tareas más importantes. Te ayuda a nutrir tus relaciones con los clientes y a convertirte en su "asesor de confianza".

Y aunque quizá la estrategia más efectiva siempre será una combinación de llamadas telefónicas, notas escritas a mano y marketing digital a lo largo del año, siempre es recomendable mantener contacto frecuente con los clientes. Cuanto más a menudo tengas interacciones significativas o proporciones algo valioso a las personas, más probable será que contraten tus servicios y que te refieran con sus familiares y conocidos.

Cualquier agente que no esté usando un sistema CRM se arriesga a perder miles, cuando no cientos de miles de pesos al año. Sin este software es más probable que pierdas el contacto con tus clientes anteriores y, por lo tanto, también la oportunidad de hacer negocios con ellos.

La industria cada vez se vuelve más competitiva y la tecnología se ha convertido en un factor clave en el éxito de agentes y empresas inmobiliarias. No temas al cambio, especialmente si te libera de tareas tediosas -o que te toman gran parte de tu jornada-, al mismo tiempo que te brinda tiempo valioso y la oportunidad de desarrollar de forma más sencilla y asequible estrategias con base en análisis de resultados para que puedas dedicarte a lo que realmente sabes hacer: buscar clientes y cerrar negocios. Al final del día, eso es lo que diferencia a un asesor exitoso de aquel que lucha solo por sobrevivir en el medio. ¡Tú decides de qué lado quieres estar!

 

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Karim

CEO de NEXIMO en México
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